Zakaj in kako pomagati zaposlenim pri blaženju posledic ekonomske draginje?

Predstavljamo nekatere možnosti, s katerimi lahko podjetje pomaga zaposlenim - s posebnim poudarek na tistih, ki so davčno učinkovite.

Dickensovi časi, ko je bila vloga podjetji zgolj ustvarjanje in kopičenje dobička, so stvar preteklosti. Podjetja želijo pozitivno vplivati na družbo in vedno več jih kot svoji ključni vrednoti navaja »pozitiven družbeni učinek« in »trajnostni razvoj«.

Tak trend je opazen tudi pri nas. Podjetja se ob trenutni ekonomski draginji obračajo na nas z vprašanji, kako pomagati zaposlenim pri blaženju posledic rasti cen prehrane, goriva in stroškov ogrevanja, hkrati pa ohraniti relativno dobro likvidnost in siceršnji finančni položaj.

Odločitev o pomoči zaposlenim bo najbolj odvisna od splošne finančne situacije delodajalca. Velja pa, da tudi majhne pozornosti, ki izkazujejo skrb in razumevanje, lahko veliko prispevajo k motivaciji zaposlenih. Izražanje skrbi za zaposlene pomaga graditi zaupanje in medsebojno spoštovanje. Prav tako ima lahko majhen prispevek za podjetje velik učinek na družbo ter dobro počutje zaposlenih in njihovih družin. Navsezadnje že enkratno izplačilo do 15 EUR pokrije že več kot tretjino cene košarice osnovnih življenjskih potrebščin, ki znaša povprečno 42,31 EUR.^[1]

V nadaljevanju predstavljamo nekatere možnosti, s katerimi lahko podjetje pomaga zaposlenim. Poseben poudarek je na tistih, ki so davčno učinkovite.

Glavni vzvodi delodajalcev za pomoč zaposlenim so:

1. Povišanje plače
2. Povišanje povračila stroškov v zvezi z delom
3. Izplačilo poslovne uspešnosti
4. Izplačilo regresa
5. Druga enkratna izplačila oziroma darila

1. POVIŠANJE PLAČE

Delodajalci kljub rasti življenjskih potrebščin niso avtomatično zavezani k višanju plač zaposlenim. Izjema je minimalna plača. Določitev zneska minimalne plače je v pristojnosti ministrstva za delo in se določi na podlagi rasti minimalnih življenjskih stroškov. Nova višina minimalne plače bo znana najkasneje do 31. januarja prihodnje leto, na podlagi novega izračuna minimalnih življenjskih stroškov^[2] pa naj bi znašala med 804 in 938 evrov neto.

Če delodajalcu finančne razmere to dopuščajo, lahko zviša plačo tudi zaposlenim, ki prejemajo plačo, višjo od minimalne.

Povečanje plače delavca se z davčnega vidika obravnava kot dohodek iz zaposlitve in je tako tudi obdavčeno. To pomeni, da mora delodajalec poleg stroška povišanja plače nositi tudi obveznosti povišanja prispevkov delodajalca (za pokojninsko, socialno in zdravstveno zavarovanje).

Trenutno je v obravnavi predlog sprememb zakona o dohodnini, ki naj bi začele veljati že s 1. januarjem 2023. Če bo predlog sprejet, bo to vplivalo tudi na plače, in sicer predvidoma tako, da se bo razpoložljivi dohodek zvišal tistim z nižjimi plačami.

2. POVIŠANJE POVRAČILA STROŠKOV V ZVEZI Z DELOM

2.1 SPLOŠNO

Zaradi sprememb na davčnem področju lahko delodajalec po novem delavcu izplača neobdavčeno povračilo stroškov:

• za prehrano 7,92 EUR (prej 6,12 EUR) na dan,
• za prevoz na delo in z dela 0,21 EUR (prej 0,18 EUR) na km,
• za prevoz v zvezi s službenimi potovanji 0,43 EUR (prej 0,37 EUR) na km.

Da bo povračilo stroškov z davčnega vidika obravnavano na opisani način ^[3], mora tudi po vsebini predstavljati povračilo za stroške, povezane z delom.

Povračilo je lahko tudi višje, vendar se znesek, ki presega navedene vrednosti, z davčnega vidika obravnava kot dohodek iz zaposlitve in je tako (tj. kot plača) tudi obdavčeno.

2.2 ALI JE DELODAJALEC DOLŽAN POVIŠATI POVRAČILO STROŠKOV IN KAKO UREDI POVIŠANJE?

V primeru, ko je v kolektivni pogodbi, internem aktu ali pogodbi o zaposlitvi določeno, da je višina povračila stroškov vezana na znesek, ki je vsakokrat določen v Uredbi o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (»Uredba«), tj. kot najvišji neobdavčeni znesek, je delodajalec delavcem dolžan izplačati povišan znesek povračil stroškov.

V nasprotnem primeru povišanje povračila stroškov ni avtomatično, ampak mora delodajalec povišanje ustrezno formalno urediti s kolektivno pogodbo, splošnim aktom delodajalca ali pogodbo o zaposlitvi.

Kolektivna pogodba

Če je v kolektivni pogodbi določeno povračilo stroškov v znesku, ki je nižji kot znesek, določen v Uredbi, je treba kolektivno pogodbo v dogovoru s sindikatom ustrezno spremeniti. Gre namreč za določanje pravic iz delovnega razmerja, ki se, v kolikor je v podjetju prisoten sindikat, urejajo na ravni kolektivnih pogodb.

Če je nižji znesek določen v panožni kolektivni pogodbi, se lahko višji znesek določi v dogovoru s sindikatom na ravni podjetja. Če sindikata na ravni podjetja ni, lahko delodajalec povišanje povračila stroškov uredi s splošnim aktom delodajalca, kot je pojasnjeno spodaj.

V primeru, da dogovor s sindikatom na ravni podjetja ne bi bil mogoč, je treba povišanje urediti individualno z vsakim zaposlenim v pogodbi o zaposlitvi. S pogodbo o zaposlitvi se namreč lahko vedno določi več pravic, kot jih določa zakon ali kolektivna pogodba. Če bi se delodajalec kljub potencialnemu nasprotovanju sindikata v podjetju odločil povišanje povračila stroškov urediti v splošnem aktu delodajalca, bi tvegal kolektivni delovni spor.

Splošni akt delodajalca

Če je v splošnem aktu delodajalca višina povračila stroškov v zvezi z delom določena v znesku, ki je nižji kot znesek, določen v Uredbi, mora delodajalec za povišanje povračila stroškov najprej spremeniti določbe splošnega akta skladno z zakonom o delovnih razmerjih.

Če višina povračila stroška pri delodajalcu še ni urejena s splošnim aktom, priporočamo, sprejetje ustreznega akta. Z ureditvijo višine povračila stroškov v zvezi z delom v splošnem aktu lahko delodajalec delavcem neposredno izplača višja nadomestila, ki so neobdavčena do višine, navedene zgoraj.

Pogodba o zaposlitvi

Višina povračila stroškov, povezanih z delom, je lahko urejena tudi v pogodbah o zaposlitvi. V takem primeru je treba slednje za povišanje povračila stroškov spremeniti oziroma skleniti ustrezne anekse.

Ocenjujemo, da je časovno bolj učinkovito, če delodajalec povišanje povračila stroškov uredi s splošnim aktom. Pri tem mora biti pozoren, da z aktom zaposlenim zagotovi več pravic, kot jim pripadajo po pogodbi o zaposlitvi.

Opozarjamo tudi, da delodajalec povračila stroškov v zvezi z delom ne sme povišati le nekaterim zaposlenim, če nima utemeljenega razloga za razlikovanje, ki pa se mora nanašati prav na povračilo stroškov in ne na kakšne druge okoliščine v zvezi z zaposlitvijo.

3. IZPLAČILO POSLOVNE USPEŠNOSTI OZIROMA BOŽIČNICE

3.1 SPLOŠNO

Delodajalec lahko zaposlenim izplača del plače za poslovno uspešnost oziroma božičnico, ki se ne všteva v davčno osnovo za dohodnino, obračunajo in plačajo pa se prispevki za socialno varnost. Glede na to, kar je za delavca ugodneje, se del plače za poslovno uspešnost lahko izplača bodisi do višine 100 % povprečne mesečne plače zaposlenih v Sloveniji (to je cca. 2.000 EUR) ali 100 % povprečne mesečne plače delavca za zadnjih 12 mesecev pri delodajalcu, vključno z nadomestili plače.

Delodajalec lahko pri izplačilu božičnice razlikuje med različnimi skupinami zaposlenih, kadar so pogoji za izplačilo določeni vnaprej ter niso diskriminatorni. Pogosto delodajalci izplačilo božičnice vežejo na prisotnost zaposlenih, ne da bi ustrezno upoštevali razloge za odsotnost – opozarjamo, da gre glede na prakso Zagovornika načela enakosti, ki ji je pritrdilo tudi Upravno sodišče RS, v tem primeru za diskriminacijo. Znižanje plačila božičnice zaradi odsotnosti namreč bolj prizadene tiste delavce, ki so pogosteje ali dlje časa odsotni,  med njimi torej tudi noseče delavke, delavce s statusom invalida ali s kroničnimi ali dlje časa trajajočimi boleznimi ali poškodbami, ki terjajo večje zdravstvene posege ali rehabilitacijo, tiste, ki v primerih bolezni ali poškodb negujejo ali spremljajo družinskega člana, starejše delavce ipd. Ti bodo zaradi svojih okoliščin posebne narave, ki jih ne morejo spremeniti, težje dosegli kriterij prisotnosti na delu, kar jih postavlja v manj ugoden položaj v primerjavi s tistimi, ki navedenih okoliščin nimajo.^[4]

Delodajalec mora biti pozoren tudi, da izplačilo božičnice ne preide v plačilo za delovno uspešnost posameznega zaposlenega, temveč je vezano na poslovni uspeh družbe.^[5]

Za davčno ugodno obravnavo mora biti pravica do božičnice tudi formalno ustrezno urejena – torej določena v kolektivni pogodbi ali splošnem aktu delodajalca, in ne navedena zgolj v pogodbi o zaposlitvi. Poleg tega pa mora biti tudi ustrezno izplačana vsem upravičenim zaposlenim.

3. 2 VEČKRATNO IZPLAČILO BOŽIČNICE IN NJENO POVIŠANJE TEKOM LETA

Izplačilo božičnice se lahko izvede tudi v naravi (npr. z boni za nakup prehrane) ter se lahko izplača večkrat letno.

To pomeni, da lahko delodajalci, ki tradicionalno izplačujejo božičnico v začetku leta, bi pa želeli  zaposlenim pomagati z dodatnim izplačilom, drugi del božičnice izplačajo tudi konec leta. Ob tem velja poudariti, da morajo tudi izplačilo drugega dela ustrezno formalno urediti.

Ker je izplačilo božičnice davčno ugodno obravnavano že od leta 2017, ima večina podjetij izplačilo že ustrezno formalno urejeno. Se pa postavlja vprašanje, ali lahko v primeru, ko je znesek božičnice že določen v ustreznih aktih, delodajalec zaposlenim izplača večji znesek. Menimo, da je odgovor pritrdilen, je pa višje izplačilo treba ustrezno formalno urediti.

Neobdavčen je seštevek vseh izplačil (v denarju ali v naravi) do višine zgoraj navedenih zneskov. Izplačilo božičnice je lahko tudi višje, vendar se višji znesek z davčnega vidika obravnava kot dohodek iz zaposlitve in je tako (tj. kot plača) tudi obdavčen.

4. IZPLAČILO REGRESA

Zaposleni, ki ima pravico do letnega dopusta, je upravičen tudi do neobdavčenega (oproščen je tudi prispevkov za socialno varnost) regresa v višini vsaj minimalne plače, pri čemer so davčno ugodneje obravnavani zneski do 100 % povprečne mesečne plače zaposlenih v Sloveniji (to je cca 2.000 EUR).

Rok za izplačilo regresa je do 1. julija v tekočem letu. Če je bil regres za leto 2022 že izplačan, ga letos ni več mogoče izplačati.

Do 1. julija v tekočem letu pa je regres mogoče izplačati večkrat oz. v več obrokih. Če bi delodajalec želel zaposlenim pomagati premostiti trenutno draginjo v obliki izplačila (celotnega ali dela) regresa, lahko del regresa ali celo celoten regres za leto 2023 izplača že v januarju 2023. Pri tem predlagamo formalno ureditev izplačevanja regresa še pred prvim izplačilom za ustrezno izkazovanje, da je bil dejansko izplačan regres in ne morda kakšno drugo izplačilo.

V vsakem primeru velja, da je za davčno obravnavo pomemben skupni znesek izplačila regresa. Če skupni znesek presega maksimalno določeno neobdavčeno višino regresa, bo razlika z davčnega vidika upoštevana kot dohodek iz zaposlitve, ki bo obdavčen kot plača.

5. DODATNA PLAČILA OZIROMA DARILA

5.1 OBDAROVANJE OTROK ZAPOSLENIH

Delodajalec lahko v mesecu decembru obdari otroke zaposlenih, stare do (vključno) 15 let. ), Če ne presega vrednosti 42 EUR, darilo ne šteje za boniteto in se ne všteva v davčno osnovo.

5.2 DARILA ZAPOSLENIM

V davčno osnovo se prav tako ne vštevajo darila zaposlenim samim, če njihova skupna vrednost v mesecu ne presega vrednosti 15 EUR ^[6] in ne gre za redna ali pogosta darila.

6. SKLEPNO

Z navedenimi ukrepi lahko delodajalci (na davčno učinkovit način) pomagajo zaposlenim pri premagovanju posledic ekonomske draginje. S tem povečajo njihov razpoložljiv dohodek in jim zagotovijo določeno stopnjo varnosti v času nestabilnih tržnih razmer.

Pri izplačilih morajo biti delodajalci pozorni, da so po vsebini ustrezna in formalno ustrezno urejena. Za konec pa naj ponovno opozorimo, da je potrebna previdnost, da pri izplačilih med zaposlenimi ne prihaja do razlik na podlagi osebnih okoliščin, saj bi to lahko pomenilo prepovedano diskriminacijo na delovnem mestu.

Imate kakšno vprašanje? Kliknite tukaj in se obrnite na nas.

 

[1] Več na strani https://www.nasasuperhrana.si/primerjava-cen/ (obiskano dne 17. 10. 2022).

[2] Novi objavljeni minimalni življenjski stroški znašajo 669,83 evrov, kar je 9,2 % več od tistih, ki so bili upoštevani v letu 2017.

[3] Če je pri presoji ekonomske vsebine obravnavanega prejemka ugotovljeno, da kljub formalni pravni ureditvi glede vrste dohodka in načina njegovega izplačila v aktih delodajalca po vsebini ne gre za povračilo stroškov, temveč za drug prejemek iz delovnega razmerja (npr. novoletna nagrada), je treba od tega prejemka v celoti obračunati in plačati akontacijo dohodnine ter obvezne prispevke za socialno varnost.

[4] UPRS Sodba I U 29/2020-21 z dne 11. 11. 2020.

[5] Kot izhaja iz pojasnila FURS – Plačilo za poslovno uspešnost (1. izdaja, april 2022) na str. 3: »Pri tem gre za izplačilo, ki je vezano na kriterij poslovne uspešnosti. Treba je namreč upoštevati, da se plačilo za poslovno uspešnost že ob jezikovni razlagi veže na poslovno uspešnost izplačevalca dohodka in da je za ugodnejšo davčno obravnavo dohodka treba določiti kriterije in merila za izplačilo, kamor vsekakor sodijo tudi kriteriji v zvezi s poslovnimi rezultati izplačevalca. Glede na navedeno se individualno določena izplačila, vezana na delovno uspešnost posameznika, ne morejo bolj ugodno davčno obravnavati.«

[6] Člen 39(5) ZDoh-2.